PERANAN TEKNOLOGI TERHADAP SEKRETARIS

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.

Pekerjaan Sekretaris

• Pekerjaan sekretaris itu menuntut untuk mengikuti perkembangan zaman karena sekretaris adalah unsur terpenting dalam suatu perusahaan.
• Sekretaris juga harus memiliki keahlian dasar seperti mengetik surat, menerima telpon, melaksanakan administrasi sederhana, dan lain sebagainya wajib dimiliki oleh sekretaris.

Pentingnya Teknologi Informasi bagi Sekretaris

• Mempermudah menyelesaikan pekerjaan sekretaris.
• Lebih efektif. Sekretaris dan karyawan lainnya bisa memanfaatkan waktu dan mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan.
• Memperluas hubungan kerja sama. Dengan penggunaan teknologi informasi, sekretaris dapat menjalin hubungan kerja sama yang luas melalui internet.
• Memenangkan persaingan bisnis. Penggunaan teknologi informasi memudahkan perusahaan berinteraksi dengan pelanggan dan relasi dan dengan menggunakan informasi teknologi perusahaan lebih maju.
• Unggul di dalam pekerjaan. Sekretaris dapat sukses dalam pekerjaannya, cepat memperoleh informasi dengan mengikuti perkembangan zaman.

Kendala dalam pekerjaan jika tidak menggunakan Teknologi Informasi

• Menghabiskan waktu (tidak efektif)
• Ketinggalan zaman
• Kalah bersaing dengan perusahaan lain

Peranan Teknologi Informasi dalam Pekerjaan Sekretaris

• Arsip elektronik

- Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur

komunikasi

      - Pencarian dokumen mudah dilakukan

- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal

• Pengolahan data

Pemanfaatan Komputer untuk pengetikan masalah surat-surat,

penjadwalan dll.

• Surat elektronik

Pengiriman surat atau pesan secara elektronis,baik tulisan

maupun gambar dengan beberapa cara penyampaian :

1. Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer).

2. Dengan Faksimili.

• Konferensi Jarak Jauh

Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan

data, suara dan gambar.

• Penggunaan internet

Adanya Internet membuka peluang baru untuk melakukan pekerjaan dari jarak jauh dan juga bisa untuk media promosi suatu produk perusahaan tersebut.